ДАЕУ издаде практически насоки за дългосрочно съхранение на електронни документи

Физическото и техническото състояние на електронните документи и техните носители се проверява поне веднъж годишно

Администрациите следва да съхраняват в административната си информационна система всички входящи, изходящи и вътрешни електронни документи, както и да осигуряват всекидневно автоматизирано създаване на резервни копия на  тези документи, които се съхраняват на носител, различен от административната информационна система, като се криптират с публичните им ключове. Това са част от Практическите насоки за дългосрочно съхранение на електронни документи в администрациите, утвърдени от председателя на Държавна агенция „Електронно управление“.  Дългосрочното съхранение на електронни документи е необходимо да се осъществява за срок, не по-малък от 20 години.

Електронните документи, които подлежат на дългосрочно съхранение, формират електронния архив на всеки административен орган. Те трябва да се предоставят в архивен файл. В Практическите указания са посочени допустимите файлови формати, трите различни версии на архивния файл, както и данните, които се поддържат за всеки електронен документ.

Физическото и техническото състояние на електронните документи и техните носители се проверява поне веднъж годишно от длъжностни лица, определени с акт на ръководителя на съответния административен орган. Препоръчителните дейности, които гарантират дългосрочното съхранение на електронни документи са миграцията, опресняването и копирането.

Практическите насоки са разработени въз основа на разпоредби от Закона за електронното управление, Закона за националния архивен фонд, Наредбата за обмен на документи в администрацията и Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги. Те имат за цел да улеснят работата, свързана с  дългосрочното съхранение на електронни документи, запазването  на правната валидност на документите, възпроизвеждането им въпреки риска от компрометиране на носителя на документа и независимо от бъдещите технологични промени, и гарантирането на проследимостта на всички операции, свързани с електронните документи.

Практическите насоки са публикувани на страницата на ДАЕУ на адрес:https://e-gov.bg/bg/139